Gestiona tu correo electrónico de forma sencilla. Usa tres capetas y busca.

¿Cómo gestionas tu correo electrónico?

El correo electrónico es uno de los grandes devoradores de tiempo de internet.
Ya sea en casa o en el trabajo, leer correos electrónicos se convierte
en una de las actividades cotidianas en la que empleamos más tiempo.
Para lidiar con el correo electrónico, podemos adoptar tres actitudes,
no gestionarlo en absoluto, hacernos unos profesionales de su gestión o
usar lo que Gina Trapani (editora de LifeHacker y autora del libro  Upgrade Your Life) denomina las tres carpetas.

Durante mucho tiempo, tanto en mi correo personal como en el del
trabajo, he utilizado filtros para organizar mejor los correos que me
llegaban. Creaba carpetas con los nombres de los proyectos o
actividades e iba colocando de forma manual o automática los distintos
correos. Lo que ocurre con esta técnica es que siempre tienes que estar
gestionando los filtros de correo, o colocando cada correo en su
correspondiente carpeta. Si recibes pocos correos no hay mayor
problema, pero con el tiempo el número de correos recibidos crece, y
cada vez se hace más complicado gestionarlos. Poco a poco los correos se van acumlando en la bandeja de entrada, y te cuesta crear nuevos filtros o poner al día los antiguos.

Una de las razones que me impulsó a probar la técnica de las tres
carpetas es que Gina Trapani, es una de las mujeres que más correos
electrónicos debe recibir al día. Si alguien como ella, se gestiona el
correo de esta forma, es porque tiene que funcionar. La forma de
organizar los correos usando tres carpetas consiste en lo siguiente:

  1. Crear 3 carpetas en tu cliente de correo electrónico. Una se llamará Archivo, otra Para Hacer y otra Para seguir.
  2. Todo correo electrónico que llegue a tu bandeja de entrada deberá archivarse en una de estas tres carpetas o borrarse.
    Si es un correo que requiere que hagamos algo irá a la carpeta Para
    Hacer, si es un correo que hemos respondido y/o que depende de otra
    persona, irá a la carpeta Para Seguir. Si creemos que el correo lo
    necesitaremos como referencia más adelante irá la carpeta Archivo. Por
    último, si no entra en ninguna de estas categorías, bórralo.
  3. Cada vez que procesemos la bandeja de entrada, ésta ha de quedar vacía.
    Esto es muy importante, ya que una bandeja de entrada sin procesar nos
    impide discernir la importancia y prioridad de cada uno de los correos.
    Además, psicológicamente ver tu bandeja de entrada vacía da mucha
    calma, y la sensación de que tus correos están controlados.

Simple, ¿no? Muchos os preguntaréis, ¿y cómo encuentro luego los
correos? Buscando. Estamos muy acostumbrados a buscar manualmente, que
es la forma menos eficiente de hacerlo. Para eso está la tecnología.
Cualquier programa de correo tiene herramientas de búsqueda mucho más
eficientes que nuestro sistema de carpetas. Todos los programas
permiten buscar por fechas, por autor, por asunto, por texto, etc…
Combinando bien los parámetros de búsqueda podemos encontrar cualquier
correo pasado de forma mucho más eficiente. Por ejemplo, si usáis GMail
en el correo personal, es posible hacer búsquedas avanzadas por fechas,
o asunto, o destinatario o remitente usando unas reglas muy sencillas.

Yo llevo usando este método en el trabajo durante más de un mes, y no he echado de menos las carpetas.
Os aseguro que era un auténtico fanático de los filtros. En mi trabajo
tenía unos 20 y en mi cuenta personal de GMail unos 40 o más. Los he
borrado todos. En los dos. Con esta técnica de las tres carpetas, ya no
tengo ni que ajustar los filtros, ni que crear filtros nuevos. Además,
de esta forma, estoy obligado a actuar con el correo. Me refiero a que
al clasificar los correos de esta forma, se tiene claro automáticamente
lo que hay que hacer. Por supuesto, no estoy mirando el correo
continuamente, cada 2-3 horas me vale, y en un solo lote de tiempo dejo
todo listo. Las carpetas Para Hacer y Para Seguir son muy
poderosas, principalmente porque es una forma automática de crear
tareas y de no perder el hilo de correos o tareas importantes que no
dependen de nosotros
. Uno queda muy bien ante los demás
cuando, al repasar la carpeta Para Seguir, avisa al responsable de la
tarea que llevamos esperando N días. Da una gran sensación de control a
uno mismo y a los demás.

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Acerca de florenigma

Internauta en aprendizaje , aficionada a la web, intentando mantener un blog,esforzada tecnologica ,bueno mas esforzada que tecnologica?.
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